Những lưu ý trong việc quản lý nhân sự khi tổ chức sự kiện

Những lưu ý trong việc quản lý nhân sự khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc luôn đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao, đặc biệt là khả năng lên kế hoạch, điều phối bố trí tổ chức quản lý nhân sự là cực kì quan trọng. Việc lường trước và xử lý các sự cố khi diễn ra sự kiện yêu cầu ở người tổ chức bản lĩnh và kinh nghiệm tổ chức.

Các sự kiện đặc biệt là các lễ khởi công, khánh thành nhiều khi được tổ chức ở một nhà máy, khu công nghiệp, vùng rất xa trung tâm. Vào ngày diễn ra sự kiện, các trang thiết bị đều đã được lắp đặt hoàn thiện từ hôm trước. Tuy nhiên đội ngũ nhân sự thì đúng ngày diễn ra sự kiện mới tới. Gần đến giờ diễn ra sự kiện đột nhiên 1 bạn PG gọi điện báo bị đụng xe, không thể đến được. Số lượng PG yêu cầu vừa đúng với số lượng khay cắt băng, bây giờ thiếu mất 1 bạn thì phải xử lý thế nào đây??? Đây là một sự cố không ít người tổ chức sự kiện gặp phải, nhưng không phải ai cũng có đủ kinh nghiệm để lường trước và xử lý tốt và không gây ảnh hưởng đến chương trình. Các tình huống mà chúng ta có thể gặp như sau:

- Kẹt xe, hư xe, lạc đường.....

- PG xin nghỉ đột xuất ngay trước khi diễn ra chương trình

- Trong quá trình làm việc PG bị mệt, xỉu, say nắng, trúng gió......

- Các sự cố liên quan đến trang phục, lý do tế nhị.....

Và rất nhiều các sự cố không tên khác....

Nhân sự phục vụ sự kiện có vai trò rất quan trọng đối với thành công của sự kiện

PG lễ tân cũng như các nhân sự phục vụ sự kiện như MC, ca sỹ, nhóm múa... là một phần không thể thiếu để làm nên thành công của sự kiện. Tuy nhiên các sự cố lại rất dễ xảy ra từ đội ngũ nhân sự này và khiến cho sự kiện của chúng ta không thể thành công như ý nếu người làm tổ chức sự kiện không có biện pháp xử lý tốt. Không chỉ lên kế hoạch tổ chức thực hiện chương trình thật đầy đủ mà còn phải lường trước được mọi tình huống có thể xảy ra để có phương án thay thế hợp lý và đảm bảo tiến độ của sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

Những điểm cần lưu ý trong việc quản lý nhân sự

Về mặt số lượng đặc biệt là với đội ngũ PG - lễ tân, người tổ chức sự kiện luôn phải có từ 1-2 người dự phòng. Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện chúng ta có thể quyết định số lượng nhân sự dự bị cho phù hợp. Việc dự phòng này có thể khiến chi phí tổ chức sự kiện của chúng ta tăng lên một chút, tuy nhiên chi phí này hoàn toàn xứng đáng với khả năng quản trị tối đa rủi ro có thể xảy ra do nguyên nhân từ phía nhân sự gây ra, để đảm bảo sự thành công toàn diện của sự kiện.

Về mặt thời gian của nhân sự: luôn luôn phải có mặt sớm hơn thời gian chính thức của chương trình 01 đến 1,5 tiếng đồng hồ tùy theo độ xa gần của nơi diễn ra sự kiện. Việc này giúp bạn dễ dàng xoay sở nếu đột nhiên có bạn nào báo lại bị sự cố, không đi làm được, đến muộn....

Về trang phục của nhân sự: Luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng đồng phục PG, trang phục của mẫu trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị lỗi như: hư dây kéo, sút chỉ, mất nút, áo bị lủng, dính bẩn.....

Bạn nên cho PG thử trước đồng phục (nếu là đồng phục với chất liệu ít co dãn, khó mặc) để đảm bảo không bị chênh lệch nhiều quá so với PG, và nếu cần có thể sửa để vừa với từng người

Luôn đem theo hộp dụng cụ: kim, chỉ, kéo... sẽ rất hữu ích khi có sự cố xảy ra và cần đến chúng.

Về mặt huấn luyện PG trước sự kiện: hầu hết lễ tân là nhân sự thời vụ và có tính luân chuyển cao. Do vậy trước khi diễn ra mỗi sự kiện chúng ta đều phải dành thời gian để huấn luyện PG theo đúng yêu cầu của sự kiện cũng như quy chuẩn của công ty chúng ta. Hơn thế nữa, việc huấn luyện này còn nhấn mạnh vai trò, trách nhiệm của chúng ta - người quản lý sự kiện, cũng nhờ yếu tố này mà tính chuyên nghiệp, kỷ luật của đội ngũ nhân sự sẽ được đảm bảo trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

Trên đây là một số những lưu ý về việc quản lý nhân sự đặc biệt là đội ngũ PG trong một sự kiện. Mong rằng những thông tin trên sẽ thực sự hữu ích với những người làm tổ chức sự kiện mới vào nghề hoặc những người được công ty giao cho việc tổ chức sự kiện của công ty mình. 

Chúc các bạn thành công!!!